Les communications écrites en situation de travail

Les communications écrites en situation de travail

Le comité paritaire contre la violence et le harcèlement au travail de la CSN a diffusé en novembre 2022 un bulletin info-prévention que nous reproduisons ici. Vous trouverez le bulletin en format pdf en cliquant le lien suivant 2022-11_InfoVHT_no5_Communications_écrites_en_milieu_travail

Dans ce numéro de l’Info-VHT, nous aborderons la question des communications écrites en situation de travail. Elles méritent notre attention puisqu’elles sont pratiquées depuis bien longtemps et que les courriels et textos peuvent être source d’incivilité, de toutes sortes de manières, autant dans leur forme, leur contenu, ou le moment où on les envoie ou les reçoit.

QUOI ET COMMENT : COURRIEL, TEXTO OU TÉLÉPHONE

Dans notre monde numérique et virtuel grandissant, les courriels, et de plus en plus les textos, ont pris beaucoup de place dans la charge de travail, souvent pour avoir une réponse rapide. Et le téléphone et les rencontres individuelles se font malheureusement plus rares. Mais, sont-ils toujours le meilleur moyen de communiquer et une réponse doit-elle toujours être instantanée ?

Avant d’utiliser l’un ou l’autre mode de communication, il est souhaitable de se demander lequel sera le plus approprié pour éviter des problèmes d’interprétation ou des échanges sans fin. Il faut également se questionner sur le réel délai nécessaire pour obtenir une réponse.

Le courriel et le texto ne permettent pas de voir ou sentir les réactions de l’interlocuteur comme le face-à-face ou le téléphone. Ils devraient donc être évités quand une charge émotionnelle est présente pouvant entraîner des problèmes d’interprétation ou quand le sujet nécessite une discussion.

Il est donc suggéré de réserver la communication par courriel à la transmission d’informations concrètes, de documents et quand une réponse immédiate n’est pas nécessaire. Il sera aussi utile quand une preuve de communication est requise.

Les textos devraient quant à eux être réservés aux urgences ou pour demander à l’interlocuteur de nous appeler dès que possible.

Dans tous les cas, le respect et la politesse sont de mise. Pour certains, cela peut sembler anodin, mais les impacts de l’incivilité sur les personnes et le climat de travail ne sont plus à démontrer et cela vaut aussi pour les communications écrites (voir les info- VHT).2 Une vraie personne se trouve l’autre côté de notre écran.

Inscrire un « Bonjour », utiliser un ton et des mots respectueux, être bref, clair et succinct pour éviter des pertes de temps ou de compréhension. Éviter les sujets litigieux qui devraient de préférence se discuter par téléphone ou en personne.

Dans bien des cas, réfléchir quelques secondes avant de presser sur la touche « envoyer » est une bonne idée comme celle de tourner la langue sept fois dans sa bouche avant de parler.

QUAND UTILISER LES DIVERS MODES DE COMMUNICATION ?

La très grande connectivité actuelle bouscule énormément la frontière entre vie de travail et vie personnelle. Les communications nous parviennent à toute heure de la journée et n’importe quelle journée, sans que ce soit toujours nécessaire. Cette situation de non-déconnexion a des effets sur la santé physique et mentale.

Se questionner sur la nécessité d’envoyer un message en dehors des heures ou des jours de travail devrait aller de soi. Si on craint d’oublier, le message programmé est possible ou l’ajout à notre courriel d’une phrase énonçant qu’il n’est pas urgent d’y répondre.

Fermer les notifications de notre boîte courriel ou programmer un message de non-disponibilité sont des moyens pour permettre de décrocher, de même en période de travail requérant une grande concentration.

Plusieurs se demanderont comment le fait de ne pas répondre à nos courriels tout le temps sera reçu dans le milieu de travail. Évidemment, certains postes demandent plus de disponibilité, mais cela n’empêche pas de réfléchir avant l’envoi d’un message ou de faire connaître nos besoins ou contraintes en matière de disponibilité.

L’obligation de tout employeur de maintenir un milieu de travail sain inclut des mesures de prévention en santé et sécurité, notamment sur la charge de travail. En ce sens, il est souhaitable que ces pratiques soit favorisées en les intégrant dans les programmes de santé et de mieux-être et surtout dans la culture du milieu de travail y compris chez les dirigeants.

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Quelques exemples d’utilisation du message écrit à éviter :

• • Afin d’éviter la surcharge de messages, n’envoyer les messages à plusieurs destinataires que lorsque nécessaire et utiliser le « répondre à tous » avec parcimonie et seulement si c’est essentiel.
  • Ne pas transférer à d’autres un courriel qui nous a été envoyé pour de mauvaises raisons (se moquer, colporter, etc.)
  • Un courriel ou texto quand on est pressé peut être très laconique et être mal interprété, mieux vaut attendre d’être en meilleure situation pour le rédiger.
  • Ne pas écrire quand nos facultés sont affaiblies par la fatigue ou autre, on pourrait le regretter.